• Anasayfa
  • Favorilere Ekle
  • Site Haritası

Ana Sayfaya Dönüş

En Çok Okunan Yazılarım

Güncel 

Yazılarım

Yorumlar

İletişim

Ben Patronum, CEO'yum, Üst Yöneticiyim, Hiyerarşik akışı kırarım!

(gtag.js) Devlet, özel sektör, sivil toplum kuruluşları ve bütün organizasyonlar da hiyerarşik bir yapı vardır. Patronlar, CEO ve Genel Müdürler emir komuta zincirinin en tepesinde yer alırlar. Organizasyonlarda emir komuta zinciri ya da hiyerarşik yapı yukarıdan aşağı piramit şeklindedir. Bu yapılanmanın organizasyonlara sağladığı temel fonksiyonlar ve yararlar kısaca şunlardır.

  • Hiyerarşik yapı kurumların, bölümlerin, kişilerin organizasyon yalnızca konumunu göstermez. Aynı organizasyon yapılanmasın da yer alanların oyun alanlarının sınırlarını belirler. Oyun alanındaki oyun kuralları ve toleransları da (Görev tanım formları, yetki ve Sorumlulukları) ortaya koyar.
  • Şirket sahipleri, üst düzey yetkililer ve emir komuta zincirinin tesisi ile kendi yetkilerini piramit yapısındaki akışa göre devrederek, merkezileşmeden kaçınmakta böylece işin kolay yönetilmesini, hızlı karar verilmesini, sorunların çok elden çözümü ile verimliliğin artmasını sağlamaktalar.
  • Düzenli ve organize iş operasyonlarının sürdürülmesinde yetki ve sorumlulukları ortaya koyar.
  • Sorunsuz, verimli operasyonların sürmesi için raporlama seviyelerini ve akış kanallarını belirler.
  • Hiyerarşik yapıda (Emir komuta zinciri içinde) zaman ve kaynak tahsislerinin yapılması ile iş akışlarının süreçlerinin işlemesini sağlar.
  • Organizasyon içinde iletişimin yönlerini ve etkili iletişimin sürdürülmesini temin eder.
  • Emir Komuta zinciri, patron ve üst yöneticilere aksaklık ve problemlerin oluşması durumunda hiyerarşik yapıdaki sorumlulara hesap sorma veya fatura kesme imkânı sağlar.
Hiyerarşik yapı iş hayatında iki yönde kırılır; Üstten asta veya asttan Üste, Burada zincirde atlanan yöneticinin otoritesi kırılmış olmaktadır.

1.      Üst seviyedeki yönetici veya patronun aradaki yöneticiyi atlayarak doğrudan bir alt seviyeye görev vermesi, rapor alması veya iş ile ilgili iletişimi kurması ve sürdürmesi üstten asta hiyerarşik yapının kırılmasıdır.

2.      Alt pozisyonda olan kişinin kendi yöneticisini atlayarak üst yönetici ile iş görüşmesi yapması veya rapor vermesi ise asttan üste hiyerarşik yapının kırılmasıdır.

İdeal olan organizasyonlarda yukarıdan aşağıya hiyerarşik komuta yapısının işleyişinin korunmasıdır.

Bununla birlikte iş hayatında bu akışın kırılacağı komuta yapısına uyulmayacağı istisnai durumlar vardır. Bu durumlarda yönetici veya çalışan birkaç basamak atlayarak hiyerarşik yapıyı bozabilir. Bunlar;

1.      Acil Durumlar: İşin gereği orta çıkan acil durumlarda, olay yerinde hemen karar verilmesi gereken durumlarda, zaman kaybının sonuçlarının kötü olacağı değerlendirildiğinde üst yönetici emir komuta zincirini kırarak iletişim sürecini makamı atlayarak oluşturur. Burada İletişim zincirinin kırıldığın da yöneticiden bilgi veya emir alan çalışan hemen bu gelişmeyi en kısa sürede atlanan amirine bildirir. Acil durumlarda üstten asta veya asttan Üste olarak hiyerarşinin kırılması normal karşılanır.

2.      Yerinde Tespit: Üst Yöneticinin iş süreçlerinde gözlemlediği veya yerinde tespit ettiği konuda uygulanması için çalışanları yönlendirmesi durumunda çalışan atlanan yöneticiye konu hakkında bilgi aktarır.  Yerinde tespit durumunda çalışan teklif ettiği veya yöneticiye ilettiği tüm konuları atlanan makama iletir.

Bunun uygulanması iş hayatında normal sınırlar içinde kaldıkça kabul edilebilir. Normal olarak üst yönetici bir alt basamaktaki yöneticinin birimine gidecekse gerek nezaket gerekse hiyerarşinin yukarıda sayılan faydalarından istifade edebilmek için zincirdeki kişiyi bilgilendirmeli ve birlikte hareket edilmelidir.

Bu şekilde verilen emirlerin sonuçlarının takibi, raporlama, hesap sorma ve oyun alanlarının sınırları içinde kalınmış olunur.

3.      İlgisiz Kişiye Kararın Bildirilmesi: Üst yönetici iki veya daha çok birimini etkileyecek kararları alıp bunu tek bir yöneticiye iletebilir. Bu oyun alanın sınırlarında yöneticiler arasında çatışmalara neden olabilir. Pazarlamayı ilgilendiren bir konunun satış veya muhasebe müdürüne iletilmesi ve ondan bu konuyu aktarmasının rica edilmesi bir örnektir. Yöneticiler kendi birimlerine sahip çıkmak ve kendi oyun alanlarını korumak güdüsü ile korumacı veya saldırgan tutumlar oluşturabilirler.

Ast seviyede çalışan şirket içinde oluşan akış alışkanlığına bağlı olarak veya kasıtlı olarak, amirini döngü dışında bırakarak üst yönetici veya patronu ile görüşebilir. Bunda eğer işin gerektirdiği yukarıda sayılan hususlardan biri yoksa anlamı amirinin kendisini yönetmede yetersiz olduğunu ve deneyiminin yetersiz olduğunu ve otoritesini oluşturamadığını, saygınlık yaratamadığını ifade etmektedir. Bazen çalışan kendini ispat ve yaptığını gösterebilmek için hiyerarşi zincirini kırabilmektedir.

Son zamanlarda özel sektörde yaygınlaşan temel bir problemi de vurgulamakta fayda görüyorum. Elektronik posta yazıldığında makam atlayarak alttan üste veya üstten asta doğru mesaj göndermek hiyerarşinin kırılması ve üst makamların (Patron, CEO, Genel Müdür) boş yere aynı mesajları defalarca okumasına neden olunmaktadır. Bazen uyanık çalışanlar bunu Bcc (Blind Carbon Copy) ile yapmaktadır. Bu hiyerarşinin kırılmasının yanı sıra kendi yöneticisinin arkasından dolaşmaktır.

Yayınladığımız Çok Sayıda Yazılarımızla Sektörde Öncüyüz.  

İnsan duygusal bir varlıktır, Tüm kararlar duyusal filtrelerden geçerek algılanmaktadır. Bunun sonucu olarak şirket içinde kurulan yakın insani ilişkiler, dostluklar yönetimdeki dişlilerin uyumlu çalışmasını olumsuz anlamada etkileyebilmektedir.

Şirket sahibi, CEO'nun, genel müdürün şirketteki prens ve prenseslerinin hiyerarşik yapıyı kırmalarındaki olumsuz sonuçlar, yapan kişiye göre değil neticeye göre değerlendirilmelidir.

Üst Yönetici ve patron bu gibi durumlar ile karşılaştığında önce konuyu dinlemeli ve sonra kendisi ile iletişime geçen kişiye sınırları ve hiyerarşik yapıyı hatırlatmalıdır.

Patron, CEO veya genel müdür ortaya çıkan her küçük sorunu düzeltmeleri gerektiğine inanarak küçük sorunlara bezen aşırı tepki verebilir, hiyerarşik yapıyı aşırı reaksiyon nedeni ile hiyerarşik yapının dişlilerini kırabilirler.

Şirket sahibi firmayı 30-40 sene önce kurmuştur. Şirket büyümüş, gelişmiş, sektörün öncülerinden olmuştur. Şirket sahibi yıllar önce küçük şirketi yönetirken öğrendiği ve alışkanlık haline gelen iletişim biçimini korumaktadır. Hiyerarşik yapıda personel istihdam etmektedir. Bununla birlikte halen, Patron-genel Müdür, Patron-satış Müdürü, Patron-Üretim müdürü vb. pozisyonların tamamında çalışır gibi davranışlar göstermekte ve karar süreçlerinde yer almaktadır.

Her karar sürecine katılarak sorunları çözdüğünde firmanın kendisi olmadan var olamayacağı duygusunu yaşamakta veya kişisel olarak sahip olduğu sosyal bir yönetim tarzının etkileriyle birleşen çalışanların gösterdiği saygı egosunu şişirerek sınırları aşmasını ve hiyerarşinin sağladığı faydalardan yaralanmasının önüne geçebilmektedir.

Zincirin kırıldığı durumda üst yönetici bu çalışanı ikaz etmediği ve onun oyun sınırlarına geri dönmesini sağlamadığı taktirde Anadolu deyimi ile "kendi bacağına sıkmış" olacaktır. Çünkü bypass edilen yönetici bunu yapan çalışanına karşı duygusal ve mantıksal bir hasımlık oluşturacak ve şirket içinde çatışma ortamı oluşacaktır. Bunun yaratılmasına sessiz kalarak onay veren amir, gelecekte çatışma çözmek ve konulara taraf olmak zorunda kalacaktır. Çatışmanın veya sürtüşmenin şirket içi dengelere ve performansa olumsuz etkisi patron ve üst yöneticilerin çok iyi bildiği bir husustur.

Üstten asta doğru hiyerarşik yapıdaki makamları bypass etmek onların sorumluluklarından azat etmek, aksaklıklardan dolayı sorumsuz kılmak ve onların kapasite ve performanslarından yararlanmamaktır.

Hiçbir patron sorumsuz kıldığı kişiye ödediği ücret için yakınma hakkına sahip değildir. Yok, sayılan kişinin moralinin bozulması, çatışmadan kaçınmak ve işini elinde tutmak için kendini geri çekmesi, performans düşüklüğü özel sektörde yaygın görülen bir sonuçtur.

İster bilinçli ister bilinçsiz olsun raporlama ve iletişim kanallarındaki akışın bozulması ve otoritenin kırılması ilk olarak şirket sahibine, CEO'ya ve Genel müdüre dolayısı ile şirkete zarar vermektedir.

Hiyerarşinin olması ve faydalarından yararlanılması, Patron, CEO, Genel Müdürün açık kapı politikası uygulamasından uzaklaşması, vazgeçmesi anlamına gelmez. Her üst yönetici günümüzde çalışanların herhangi bir sorunları, soruları veya endişeleri olduğunda kapısını çalmaya teşvik ederek açık kapı politikasını uygular, iletişime açık olmak ve çalışanlarla diyalogda olmak ile emir komuta zincirinin korunması farklı konulardır.

Bu yazıyı okuduktan sonra; hiyerarşik yapının sağladığı avantajları Patron, CEO ve Genel Müdürlerin hatırlayıp, yorumladıktan sonra kendi yönetim tarzlarını ve hiyerarşik yapıdaki etkilerini ve yönetim tarzları ile dişlileri/zinciri kırıp kırmadıklarını kendilerine sormalıdırlar.

Cevaplandırma sürecinde objektif olduklarında kendi iş yüklerini azaltacakları, iş süreçlerini takip edecekleri, raporlama yoluyla ve ara yöneticilerin performansını değerlendirme imkânına sahip olacaklardır. Bazı ara yöneticilerin yetersiz olduklarını da tespit edebileceklerdir. Bu durumda organizasyon yapısında veya personel değişikliğine gidilebilir.

Klasik Piramidal veya yalın yönetimde hiyerarşik yapıda komuta zincirine saygılı yönetim yukarıda faydalardan elde edebilmek için çok önemlidir. Şirketinizin kişilere değil süreçlere bağlı olarak işlemesini ve mekanik vites kutusu gibi çalışmasını istiyorsanız, sistemdeki dişlilerin çalışmasına engel olmamalısınız. Dişlilerin uyumlu olması, ekip çalışması için önemlidir.

Unutmayınız ki, Şirketinizin başarısı, aksaksız çalışması için dünyada bilinen tek yol budur. Başarı için etkin iletişim ve işbirlikleri, bilgi paylaşımları, raporlamalar etkin biçimde yapılabilmelidir.

Saygılarımla

Fikret GÜZELLER

Sorularınız için lütfen irtibat kurunuz.