PERSONELİ NASIL İŞTEN ÇIKARMALIYIM?

 (gtag.js) İşten ayrılmalı mıyım-nasıl? diye bir yazı yazmıştım. Bu sayımızda ise personeli nasıl işten nasıl çıkarmamız konusunu ele alarak olayın taraflarına konuyu iki yönlü değerlendirme fırsatı yarattığımıza inanıyorum.

Personelinizi işe ilk başladığında işi öğrenme sürecinde eğer ona işi öğretmek için bir planınız yoksa ilk hatasında ve soru sorup kendini geliştirmesine fırsat vermeden kapıyı göstermeyin, aslında yapmanız gereken ona yardımcı olacak şekilde ondan neler beklediğinizi ve işini nasıl yapacağını ona öğretmek için bir plan yapmak olmalıdır.

Genelde yöneticiler işe yeni başlayan personele karşı sabırsız olmakta ve daha ilk hatasında bu personel bu işi yapamaz ben bu personelden nasıl kurtulmalıyım sorusunu kendilerine sorarak çıkış yolu aramaya başlamaktadırlar aslında sorulacak olan soru bu değildir. Doğru soru “Ben bu personele nasıl işini öğreteceğim olmalıdır”.

Personele işini öğretmek için çaba sarf eden ve doğru personel şeçim süreci sonucunda seçilmiş olan çalışan işini normal şartlarda öğrenecektir ancak burada yeni bir soru açığa çıkmaktadır. Bu personelin performansı nasıl olacaktır.  Şirketlerde çalışan personelin beklenen performansı çoğu zaman veremedikleri şirkete adapte olma sorunu yanı sıra kendini kabul ettirme mücadelesi yaşadıkları da bir gerçektir.

Şirket çalışanları genelde yeni işe alınan personele karşı diğer çalışanların tutumu pozitif değildir. İnsanlar yeni geleni genelde rakip olarak veya tehlike olarak algılamakta ve tanıma süreci içinde mesafeli davranmayı tercih etmektedirler. Burada soru farklı bir pozisyona alınan kişinin neden kabullenmekte bu kadar zorluk olduğu konusu açığa çıkabilir ancak unutulmamaktadır ki şirket içinde çalışanların samimi oldukları veya grup oluşturdukları belirgindir bu grup üyelerinden birine karşı oluştuğu düşünülen tehdidin gruba karşı olduğu kabul edilmektedir.

Burada yöneticiye yakın olan grubun hem yöneticiyi negatif olarak yönlendirme çabasının yanı sıra yeni çalışmaya başlayanın şirket içinde kabullenilmesi sürecinde zorluk çıkarılması söz konusu olmaktadır.

Yöneticini bu süre içinde çok dikkatli olması gerekmektedir çünkü yeni işe başlayan kişi işi öğrenme ve kendini kabullendirme sürecin yaşarken onu tehdit olarak algılayan kişilerce gerek açık gerekse gizli şekilde yetersiz gösterilmesi söz konusudur. Yönetici tesir altında kalmadan yeni işe başlayan personeli değerlendirirken bu çalışanı tehdit olarak algılayan gruba karşı nasıl davranacağına karar vermelidir.

Yeni çalışmaya başlayan kişinin performansını diğer çalışanlara karşı kullanarak onların daha çok performans göstermelerini sağlayacağı gibi açıkça bu kişinin işe alınmasının onların pozisyonları veya işleri ile ilgili olmadığını söyleyerek bu personelin kabullenilmesi sürecini hızlandırabilir.

Burada yöneticinin yaşadığı olayları ve kişilerin performansını artırmanın yollarını gözlemlemelidir. “Bir noktada aba altından sopa gösterme yolu” yöneticinin elindedir.

Bir personeli açıkça işten kovmak çok zor bir iştir bunu hiç kimse yaşamak istemez ancak işten çıkarma kararının doğru olduğuna emin olduktan sonra bu karar uygulanmalıdır. Yönetici kişiyi işten çıkardıktan sonra genelde kendini suçlu hissetmekte ve işten çıkardığı kişinin hayat şartlarını ve nasıl yaşayacağını düşünmektedir.

İnsan olarak kişilerin vicdani rahatsızlık duyması gayet normaldir ancak burada yöneticinin yeni veya eski personelin performansını ve işini nasıl yaptığıyla ilgili olarak ondan ne beklediğini ve bunları kendisine anlatıp anlatmadığı ve hata yaptığında bu hataların önüne nasıl geçirebileceğine dair yöntem ve sistem oluşturup oluşturmadığına bakmalıdır. Eğer hatları önleyecek bir sistem koymadı ise yöneticide bu personelin kendini geliştirmesinde ve gerekli performansı göstermesinde üzerine düşeni yapmamıştır ve vicdani sorumluluk duyması normaldir.

Yöneticinin personeli işten atması zor ve vicdani rahatsızlık veren bir süreç olmasına rağmen yöneticinin önemli görevlerinden biridir. Bu yol ile iyi performans göstermeyen ve işini iyi yapmayan personelin işten çıkarılması ile daha iyi performans yapan personelin bu pozisyonlara alınması söz konusu olabilecektir.

Burada personelin yaptığı ilk hatada veya işini tam olarak yapmaması durumunda ne zaman işten çıkarılacağına karar vermenin güçlüğüdür. Basit anlamda ne zaman fırsat tanınacağı ve ne zaman tepki gösterileceği konusudur. Yönetici işini tam olarak yapamayan ve performansını beğenmediği kişiye hatalarını net ve beklentilerini açık olarak söyleyerek onu yönlendirmeli ve nasıl yapılmasını istediğini net olarak ortaya koyduktan sonra zaman içinde değerlendirme yapmalıdır. Ne beklediğini ve nasıl yapılacağını söylemeden personeli işten çıkardığında yeni işe alınan personelde aynı süreç ile karşılaşacak ve bakıldığında o şirkette çok fazla personel değiştiği görülecektir. Lütfen şirketinizi genel bir değerlendirin hangi pozisyonda son bir yılda kaç kişi değişti eğer bu rakam aynı pozisyon için 3 ten fazla ise bu durumda yöneticinin bir değerlendirme yapması gerekir.

Bu değerlendirmede işten çok sık ayrılan personelin beraber çalıştığı kişinin iş yeterliliği ve personele yaklaşımı, yöneticilik kabiliyeti ve özgüveni sorgulanmalıdır. Bu soruların cevapları açığa çıktığında yönetici çok sık işten personel çıkarmak için kendine gelen ilgili kısım yöneticisine kendisi ile ilgili soruların kafasında oluşmaya başladığını açıkça söylemeli ve gelen personeli çalıştırmanın yanı sıra eğitmenin de kendi görevi olduğunu açıkça anlatmalıdır. Eğer çok sık personel değiştiren kendisi ise öz eleştirisini kendisi yapmalıdır.

Çünkü şirket çalışanları kendilerini şirkette güven içinde hissetmedikleri taktirde iş arama ve kendilerini güvende hissedecekleri bir başka şirkete transfer olma çabası içinde olacaklardır ve çalışanların şirketi benimsemeleri gecikeceğinden buda performanslarını olumsuz etkileyecektir.

Şirkette bir eksik bir iş veya yanlış bir işlem olduğunda, lütfen konu ile ilgili olarak personeli çağırarak konunun neden ve sonuçlarını sorunuz, belki de suçladığınız kişinin değil de başka bir çalışandan kaynaklanan problem olduğunu görebileceksiniz.

Konuyu masaya yatırarak her yönüyle değerlendiriniz bunlar organizasyon yetersizliliği, sorumlunun net belirlenmemesi, eğitim ihtiyacı veya performans artışı olabilir. Personeli azarlayarak bu hataların veya yetersizlikleri tekrarlamasını engelleyemeyeceğinizi bu süreçte anlayabilirsiniz. Gerekirse bu konu ile ilgili herkesi toplayarak konunun genel olarak ele alınmasını ve hatanın nereden kaynaklandığını ve aynı hatanın bir daha gerçekleşmemesi için alınması gereken tedbirleri be performans beklentileriniz açıkça söyleyiniz.

Buna rağmen aynı hata tekrarlanmakta ise konu ile ilgili çalışanın olduğu gibi onun yöneticisinin de yeterliliğini de sorgulamanız ve vereceğiniz kararı uygulamanız gerekir. Ancak verdiğiniz kararı hemen açıklamayın insan olduğunuzu unutmayın ve “muhasebeye gidin ve ayrılışınızı yapın” demeyin, olayı her yönüyle inceleyin ve kararınızı en az bir gün sonra verin. Bir anlık verilen karar ve uygulama talimatı beklide çok faydalı olduğunu düşündüğünüz bir personeli tek bir olay ile değerlendirerek işten çıkarma kararı almanıza yol açabilir bu nedenle personelin kapasitesini performansını ve şirket için yaptıklarını ve yapabileceklerini değerlendirin belki de ikinci bir şans verme kararınız olabilir.

Sinirli anında verdiğiniz bir işten çıkarma kararınızı değiştirmeniz sizinde güvenirliliğinizi sarsabilir bu nedenle öfkenize yenilmeden konuyu değerlendirecek fırsatı kendinize ve çalışanınıza tanımalısınız.

Eğer kararınız personeli işten çıkarma yönünde olacaksa bunu personele çağırarak kendiniz söylemeli ve kendisine çalışmaları için teşekkür ederek nezaket içinde işine son vermeli ve şirkette hiçbir alacağının kalmamasına ve haksızlık etmeden ne zaman işten çıkması gerektiğini net olarak söylemelisiniz.

Belki bir kişiyi işten çıkarma kararını uyguladıktan sonra bu kararın şirket içinde pozitif sonuçlar yaratmasını sağlamak mümkün olacaktır. Bu olayı ve sebep ve sonuçlarını ortaya koyarak şirket içinde takım ruhu ve işbirliği ortamı yaratmak mümkün olacaktır. İstenmeyen bir olaydan diğer çalışanlarda kendi performanslarını artırma yönünde bir mesaj alacakları için şirket içinde herkes belli bir çaba ve yardımlaşma modeli geliştireceklerdir.

Ancak bu süreç içinde çalışanların yöneticiye karşı duygusal bir cephe ve güvensizlik ortamı oluşturmasının önlenmesi yöneticinin liderlik yeteneklerine bağlıdır. Çünkü işten çıkarılan kişinin yakın arkadaşları bu olaydan dolayı yöneticiye negatif bir bakış açısına sahip olabilirler bu nedenle yönetici olayları her zaman doğru değerlendirmeli ve buradan çıkarılacak dersleri ve beklentilerini ortaya koymalıdır. Sadece bağırarak ve azarlayarak bir sonuç elde edilemeyeceğini yönetici anlamalıdır.

Bir diğer yöntemde çalışanı kendi kararı ile ayrılmaya zorlamaktır bunun için kişinin niteliklerinin altında iş verilmesi yetkisinin ve sorumluluklarının azaltılması gibi yöntemler uygulanabilir ancak bu yöntemleri şirket çalışanları ve çevre değerlendirdiğinde yöneticinin doğru yöntemi izlemediği ve tutarlı olmadığı düşüncesi oluşacaktır.

Eğer yönetici tutarlı davranmakta ve her çalışan için beklentilerini açıkça ortaya koymakta ise işten çıkarma kararları gerek çalışan gerekse arkadaşları için sürpriz olmayacaktır.

Adım adım yapılacakları kısaca özetler isek;

1.Görev tanım formunda personelin yapması gereken işleri çalışana net ve açıkça izah ediniz.

2.Görev tanım formlarını yılda bir kere güncelleyerek kişilerin yaptığı işlerin görev tanım formlarına girmesini sağladığınız için konuştuğunuz konunun konuştuğunuz kişiye ait olduğundan emin olmalısınız.

3.Çalışan ile yaptığı hatanın veya yetersizliğin neden ve sonuçlarını açıkça konuşunuz.

4.Çalışanın işini bilip bilmediğini ve bu işi yapmamsının sonuçlarının neler olacağını bilip bilmediğini sorgulayınız.

5.Kişinin işi nasıl yapması gerektiğini izah ediniz ve beklentileriniz açıkça ortaya koyunuz ve bunları yazılı olarak yapmaya dikkat ediniz. Eğer işin bir bölümce aksatıldığını tespit ettiyseniz o bölümle toplantı yapınız.

6.Çalışanı dikkatle dinleyiniz ve anlattıklarından şirket içinde olabilecek diğer problem kaynaklarını veya sorunları tespit etmeye çalışınız. Çalışan ile aynı fikirde olmasanız bile fikirlerini gösterdiği sebepleri sakin şekilde dinleyiniz.

7.genel olarak yetersiz performans gösterdiğine inanıyorsanız, beklentileriniz açıkça ortaya koyarken performans kriterlerinizin neler olduğunu da belirtmelisiniz.

8.Personel hakkında hemen karar vermeyin ve sakin şekilde düşündükten ve onu işten çıkardığınızda o işin kimin yapacağını planlayınız.

9.24 saat ile 3 gün içinde kişiyi işten çıkarma kararı verir iseniz, ilgili çalışanı odanıza çağırarak kendisi ile çalışmayacağınızı nedenleri ile izah ederek teşekkür ederek işine son verdiğinizi ve tüm maddi ve diğer alacaklarının kendisine ödeneceğini belirtiniz.

10.Eğer ikinci bir şans vermeye karar verdi iseniz bunu da kendisine aynı yetersizliğin veya hatanın tekrar etmemesi için alınacak tedbir ve istemleri ortaya koyarak gelecek için tedbir alın.

11.İkinci fırsat verdiğiniz ve beklentileriniz yazılı olarak yapmanız sizin ve çalışan için doğru yöntem olacaktır.

12.İnsan kaynakları bölümünden bir kişinin yaşanan bu süreç hakkında bilgi sahibi olması; Bu personelin yerine işe alınacak personelde aranacak niteliklerin tespiti açısından önem taşımaktadır.

13.İşten çıkarılacak personelin gelecekte şirketi dava etmemesi için gerekli yasal süreç insan kaynakları bölümü ve yöneticiler tarafından doğru olarak izlenmelidir.